La communication avec les parties prenantes consiste à informer et à impliquer de manière ciblée les personnes qui influencent un projet ou qui sont affectées par celui-ci. Son objectif est de créer une adhésion, de gérer les attentes et d'améliorer la collaboration.
Quand a-t-on recours à la communication avec les parties prenantes ?
La communication avec les parties prenantes sert à :
- Projets d'infrastructure
- Travaux
- Aménagements de la zone
- Projets impliquant plusieurs parties
- Situations ayant un impact sur l'accessibilité ou l'environnement
Dès lors que plusieurs parties dépendent des mêmes informations, la communication entre les parties prenantes devient essentielle.
Quel est l’objectif de la communication avec les parties prenantes ?
L'objectif est de :
- Informer les parties concernées en temps opportun
- Pour améliorer l'alignement
- Pour gérer les attentes
- Renforcer la coopération
- pour éviter les erreurs et les malentendus
Une bonne communication avec les parties prenantes garantit que chacun a accès à la même information.
Qui sont les parties prenantes ?
Les parties prenantes typiques sont :
- Municipalités
- entrepreneurs
- Entreprises
- résidents locaux
- Services d'urgence
- Transporteurs
Chaque partie prenante a ses propres intérêts et besoins d'information.
Quelles substances utilisez-vous ?
Les remèdes couramment utilisés sont :
- Moments de consultation
- Plateformes numériques
- Rapports
- Bulletins d'information
Le choix des moyens dépend de la fréquence et du type d'information.
Qu’est-ce qui rend la communication avec les parties prenantes efficace ?
Une communication efficace avec les parties prenantes est :
- Opportun
- Clairement
- Cohérent
- Adapté au destinataire
- Actuel
Il s'agit de partager la bonne information, au bon moment, avec les bonnes parties.
Erreurs courantes
Les erreurs courantes sont :
- Partager l'information trop tard
- Communication incomplète
- Diffuser différentes versions d'informations
- Ne pas avoir de point de contact clair
- Une trop grande dépendance aux processus manuels
Cela engendre des malentendus et de l'inefficacité.
Comment abordez-vous la communication avec les parties prenantes ?
Une approche simple :
- Identifier les parties prenantes
- Déterminer leurs besoins en information
- Choisissez les outils de communication appropriés
- Aligner la communication avec le projet
- Veillez à fixer des horaires fixes pour la communication.
- Tenir les informations à jour
En suivant ces étapes, on crée une structure et une clarté.
Rôle des plateformes numériques
Les plateformes numériques, telles que la plateforme BaaS de Traffic Solvers, permettent de centraliser la communication entre les parties prenantes. En mettant l'information à disposition en un seul endroit et en la partageant de manière ciblée, la coordination devient plus simple et plus rapide.
Résumé
La communication avec les parties prenantes consiste à informer les personnes concernées de manière opportune et ciblée. Une communication claire et cohérente favorise une meilleure collaboration et réduit les risques d'erreurs.
