Een project bestaat zelden uit één communicatiemoment. Werkzaamheden veranderen, planningen schuiven en de bereikbaarheid kan per periode verschillen.
Daarmee verandert ook wat je aan de omgeving wilt vertellen.
Voor de start wil je bijvoorbeeld uitleggen wat er gaat gebeuren. Tijdens een afsluiting draait de communicatie vooral om bereikbaarheid. En wanneer de situatie opnieuw verandert, verandert de boodschap mee.
Met fasebeheer binnen de Solvers Engine™ houd je die verschillende momenten bij elkaar binnen één project.
Eén project blijft de basis
Een nieuwe fase betekent niet dat je een nieuw project begint.
Je legt het project één keer vast en maakt daarbinnen de fases die voor de communicatie belangrijk zijn. Vanuit een fase kun je vervolgens een eigen campagne starten.
De Solvers Engine™ gebruikt de bestaande projectinformatie als basis. Zo hoef je bijvoorbeeld de locatie en projectomschrijving niet iedere keer opnieuw op te bouwen.
De campagne krijgt wel de context van de gekozen fase mee. Zo blijft alles onderdeel van hetzelfde project, terwijl je per moment een andere boodschap kunt communiceren.
Communicatie die met het project meebeweegt
Stel dat werkzaamheden twee maanden duren. Binnen die periode is een weg twee weken volledig afgesloten.
Voor de omgeving zijn dat twee verschillende situaties. Een algemene campagne over de werkzaamheden vraagt om een andere boodschap dan communicatie tijdens de volledige afsluiting.
Daarom gebruikt de Solvers Engine™ bij een campagne vanuit een fase de periode van die specifieke fase. Ook bij het maken van teksten en visuals staat die fase centraal.
Je communiceert dus niet steeds over het hele project, maar over wat op dat moment relevant is.
Wanneer maak je een nieuwe fase?
Niet iedere wijziging hoeft een nieuwe fase te worden.
Een goede vuistregel is: verandert wat je aan de omgeving moet vertellen, dan kan een nieuwe fase logisch zijn.
Denk aan een overgang van voorbereidende werkzaamheden naar een afsluiting, een belangrijke verandering in bereikbaarheid of een nieuwe periode binnen de werkzaamheden.
Verandert alleen een klein detail binnen dezelfde situatie? Dan hoef je het project niet verder op te delen.
Fases zijn er niet om zoveel mogelijk structuur toe te voegen. Ze zijn er om de structuur die het project al heeft terug te laten komen in de communicatie.
Eén project, één rode draad
Fasebeheer helpt vooral bij projecten waarin de situatie gedurende de projectperiode meerdere keren verandert.
Het project blijft de basis. De fases geven aan wat er op verschillende momenten gebeurt. Vanuit die fases zet je de communicatie in die op dat moment nodig is.
Zo voorkom je een verzameling losse campagnes en blijft ook bij een langer project duidelijk hoe alle communicatiemomenten bij elkaar horen.
Eén project blijft de rode draad. De fases bepalen wat je wanneer communiceert.
Dat is waar fasebeheer binnen de Solvers Engine™ voor bedoeld is.
